A Glosa invisível é o termo usado para casos de perda física ou digital de uma guia, falta de acompanhamento nos prazos e erro humano.

Entender o que é a glosa invisível e como resolver é fundamental para evitar perda de tempo e aborrecimento com o problema.

Experiência com uma glosa invisível

Quando fui contratado para executar um trabalho como gestor de algumas clínicas, pude experimentar muitas coisas no decorrer dessa carreira. Por isso, vou compartilhar hoje alguns casos de glosas invisíveis.

1.     Clássica

Fazendo a coleta dos arquivos físicos com o secretariado e faturistas, percebemos a ausência de algumas guias médicas, verificamos que havia algumas guias no lote conferido, outras embaixo de algumas NFS relacionadas a necessidades do período e aquelas que não existiam e posteriormente foram encontradas pela profissional responsável.

É uma situação clássica e que costuma ser resolvido com uma pesquisa rápida. A organização das glosas evita este tipo de situação.

2.     Prazo

Trabalhando com tantos convênios, associações, hospitais, SUS, entendemos que é necessário que cada qual tenha o seu próprio sistema, os seus prazos e métodos de controle e gestão.

Acontece que para os profissionais responsáveis essas variações fatalmente incorrerão em perda de prazo, falta de informe e consequentemente perdas que poderiam ser evitadas.

3.     Enigmáticas

Vivenciei algumas situações enigmáticas, havia feito o controle físico e o controle digital das guias de envio ao convênio, enviei, tive o retorno dos lotes, conferidos e OK, passaram-se os dias e tivemos o retorno deste, conferi e notei a ausência de algumas guias que foram aceitas, confrontei e a resposta se deu que estava OK, mas que não tiveram tempo hábil para processamento e que seriam pagas no próximo período.

Diante disso, mantive o controle operacional e executei a ação do mês posterior e para minha surpresa as guias que seriam pagas no 2º mês não constavam no lote de pagamento, confrontei novamente o convênio, que a priori negou tê-las recebido.

Todavia, como eu tinha o controle e os e-mails da cobrança do mês anterior, eles executaram o pagamento, isso aconteceu em diversas empresas médicas de variadas formas.

4.     Médicas

Os médicos possuem uma vida muito corrida, muitas responsabilidades no seu dia a dia. E justamente por isso, existem mais chances de ocorrerem erros.

Tive casos de médicos que simplesmente esqueceram de registrar o controle particular dos atendimentos em hospitais, de médicos que esqueceram de informar que a cirurgia fora feita, ou que não fora, inúmeros casos para defesa médica de procedimentos, medicamentos e o médico responsável esquecer do que fora executado.

Afinal, o profissional executou tantos procedimentos no mês que já não se recordava mais com detalhes.

5.     Cirurgias

Geralmente ocorrem quando se tem um paciente, no qual a previsão sobre os materiais, medicamentos e procedimentos não corresponde ao ato cirúrgico. Neste caso, como a guia autorizadora é anterior ao procedimento, se não houver controle adequado, pode haver falhas no recebimento.

E você? Já viveu alguma dessas situações? Ou acredita que sim?

Vou te ajudar!

Como evitar glosas invisíveis?

Bom, existe a maneira difícil, aplicar o controle rigoroso e diário, no qual o médico e a secretária devem registrar todos os atendimentos executados no dia e preferencialmente validar através de assinatura.

Afinal, ter alguém responsável em coletar cópias dessas informações diárias ou semanalmente, e registrá-las é trabalhoso.

O registro precisa ser feito antes destas guias serem enviadas ao convênio. Além disso, o responsável deve levar e conferir junto às secretarias e faturistas, todas as guias a serem enviadas, e após o envio, manter o controle rigoroso de prazo e retorno.

Após o pagamento o profissional deve registrar o que foi pago, corrigir as glosas e informar ausências se necessário.

Dessa forma, no mês subsequente, é possível adicionar as ausências e glosas ao controle do mês posterior, em todas as fontes de recebimento.

E existe também a maneira fácil de efetuar o controle: você se registra no Hermes. Ao concluir cada atendimento, o profissional usa 1 minuto para registrar a guia de atendimento e finaliza o processo com uma foto ou anexo.

Dessa forma, você já terá o controle de atendimento, separando por local, fonte pagadora, procedimento, período e comprovação de atendimento.

Além disso, para o envio você terá uma lista separada para cada local, facilitando assim o informe e evitando perdas operacionais.

Após o envio, você terá as entregues, pagas e possíveis glosas, destacadas cada qual seu local, fonte pagadora, procedimentos, valores. Lembrando que tudo aquilo que for informado será gerado nos gráficos e relatórios, assim você terá uma gestão extremamente funcional e prática, destacando para você todas as informações necessárias para avaliações e tomada de decisões. Que tal experimentar o Hermes agora mesmo?